Een balans opstellen is vaak niet de favoriete taak van een ondernemer, maar toch moet het gebeuren. Net als andere administratieve zaken moet je tijd vrijmaken voor het maken van een balans. Als we het over deze term hebben, praten we vooral over geld en bezittingen. Maar, wat houdt het eigenlijk in en waarom is dit onderdeel van je boekhouding? Op deze pagina leggen we je uit hoe het zit.
Wat is een balans?
Balans staat in het teken van geld en bezittingen van je onderneming. Je kunt hiermee zien hoe je bedrijf er financieel voor staat. Het bestaat uit een schema van twee kolommen waarbij er aan de ene kant bezittingen worden beschreven (links) en aan de andere kant je eigen vermogen en schulden (rechts). De linkerkant wordt activa genoemd en de rechterkant heeft de naam passiva. Activa en passiva zijn de woorden die worden gelinkt aan eigen bezittingen, schulden en vermogen.
De activa en passiva zijn altijd in balans met elkaar. Het is dus geen schema waarbij je inzicht krijgt in je uiteindelijke winst of verlies. Als er bijvoorbeeld iets aan de linkerkant verandert, verandert er ook iets aan de rechterkant. Zo blijft het altijd in balans. De bedragen van activa en passiva komen uiteindelijk altijd op hetzelfde totaal uit. Dit is omdat je schulden en het eigen vermogen worden gebruikt om je bezittingen te financieren. Het blijft dus altijd in evenwicht.
Activa en passiva uitgelegd
Omdat een balans opstellen vaak wordt verward met een overzicht van je winst, gaan we iets dieper in op de betekenis van activa en passiva. Het verschil tussen activa en passiva is het eigen vermogen. Dit kan zowel positief als negatief zijn. Het eigen vermogen hoort bij passiva, omdat je balans zo altijd in evenwicht blijft.
Activa
Aan de linkerkant van de balans (activa) vinden we onder andere de volgende zaken die met je bezittingen te maken hebben:
- Geld
- Goederen
- Tegoeden
- Uitstaande vorderingen bij debiteuren
Dit zijn slechts een paar zaken die in de balans onder activa vallen, maar er zijn nog veel meer dingen die hieronder kunnen vallen.
Passiva
De rechterkant van de balans staat in het teken van verschillende financiële verplichtingen, zoals bijvoorbeeld schulden. Deze moet je uiteindelijk toch betalen.
Balans: debet en credit
Debet en credit komen vaak terug bij boekhoudingen en horen ook bij het maken van een balans. Hierbij hoort debet aan de linkerkant (activa) en credit aan de rechterkant (passiva). Debet betekent ‘moeten’ en credit staat voor ‘toevertrouwen’. Om een duidelijker beeld te schetsen: vanuit het Latijns betekent debet ‘zo veel als hij moet betalen’ en credit ‘zo veel als hij uitleent’. Debiteuren horen jou dus nog te betalen en crediteuren zijn bedrijven of mensen die jijzelf nog wat schuldig bent.
Hoe maak je een balans?
Het klinkt allemaal erg ingewikkeld, vooral als je net begint met ondernemen. In werkelijkheid valt een balans opstellen best mee en is het een kwestie van gewoon doen. Je kunt het voor jezelf op papier schetsen of het in een Excel sheet zetten, maar het beste overzicht heb je met een boekhoudprogramma. Hierbij maak je gebruik van een software die je helpt bij het maken van de balans en zie je direct waar je aan toe bent. Vaak kun je in een boekhoudprogramma onder andere de volgende zaken inzien:
- Winst en verlies
- De balans
- Bankmutaties
- Openstaande betalingen
Zo heb je een duidelijk inzicht in je financiële data en weet je of er aanpassingen nodig zijn of niet. Online zijn er diverse websites die boekhoudprogramma’s aanbieden die vaak worden ondersteund met een klantenservice.
Boekhouding uitbesteden
Als je het toch allemaal te ingewikkeld vindt of geen tijd hebt voor je boekhouding, kun je er ook voor kiezen om dit uit te besteden. Boekhouders zijn door heel Nederland te vinden en nemen onder andere het opstellen van een balans graag van je over. Zij zijn gespecialiseerd in financiële zaken en kunnen ook vaak belastingaangiftes voor je doen. Het voordeel van boekhouding uitbesteden is dat je meer tijd overhoudt voor écht ondernemen. Waarschijnlijk ben je vanuit een passie begonnen met ondernemen en wil je je onderneming laten groeien. Met het uitbesteden van je boekhouding heb je hier meer tijd voor en hoef je je geen zorgen te maken om cijfers.
Of je de boekhouding nu zelf doet of uitbesteedt, je moet je boekhouding altijd op orde hebben, dit is in Nederland voor ondernemers wettelijk verplicht.