Zonder dat je er bewust van bent, heb je op bijna elke website waar je op terecht komt, te maken met een privacyverklaring. Wat het precies is leggen we hier aan je uit.
Wat is een privacyverklaring?
In een privacyverklaring van een bedrijf staat hoe zij omgaan met jouw persoonlijke gegevens wanneer je op de website belandt, een dienst/product bij hen afneemt of contact met hen opneemt met bijvoorbeeld een contactformulier. Zoals het al in de naam staat omschreven: is dit een verklaring van hoe er met de privacy van klanten omgegaan wordt. Iets waar jij als ondernemer dus óók rekening mee moet houden.
Privacyverklaring website: waarom jij er één nodig hebt
Volgens de privacywetgeving Algemene Vordering Persoonsgegevens (AVG) ben je als ondernemer of bedrijf verplicht om aan je klant te laten weten wat je met de persoonsgegevens die je verzamelt, gaat doen. Dus het antwoord op de vraag: is een privacyverklaring verplicht? is ja!
Onder persoonsgegevens valt onder andere:
- de naam van een persoon
- het adres met eventueel de woonplaats van een persoon
- het telefoonnummer of mailadres van een persoon
Misschien vraag jij je af in hoeverre je persoonsgegevens eigenlijk verzamelt op jouw website. Je moet sowieso een privacyverklaring op je website hebben staan wanneer je:
- een webshop hebt (hier moeten klanten een account aan maken met o.a. hun betaal-, adres-, en persoonsgegevens)
- een contactformulier hebt
- e-mails verzamelt voor een gratis e-book, nieuwsbrief of andere e-mailmarketing strategie
- cookies hebt ingesteld
Wat moet er in een privacyverklaring staan?
De bovenstaande punten klinken je bekend in de oren. Je verzamelt dus actief de gegevens van je klanten. Maar wat moet er dan in een privacyverklaring precies staan? In ieder geval de onderstaande punten:
- De gegevens van jouw bedrijf
- Een uitleg (in begrijpelijke taal) welke gegevens je gebruikt en waarom je deze gebruikt
- Wie toegang heeft tot deze gegevens (verwerk je de gegevens bijvoorbeeld in een boekhoudprogramma of andere administratief systeem?)
- Hoe lang je deze persoonsgegevens verwacht op te slaan
- Waar de klant allemaal recht op heeft
- Waarom het verplicht is voor de klant om persoonsgegevens te verlenen (bijvoorbeeld om een offerte of factuur op te stellen)
- Waar de klant terecht kan met een klacht (hier zet je jouw contactgegevens)
Hoe maak je een privacyverklaring?
Klinkt allemaal best logisch toch? Maar hoe maak je zo’n privacyverklaring nu zodat deze volledig aan de eisen van de Algemene Vordering Persoonsgegevens voldoet? Dat kan door iemand in te huren die gespecialiseerd is in het opstellen van juridische documenten. Een jurist of een bureau kan een privacyverklaring opstellen die volledig is aangepast op jouw werkzaamheden en diensten.
Veel ondernemers nemen een privacyverklaring over van een ander bedrijf. Maar dit is toch geen goed idee. Ondanks dat niet elke klant jouw privacyverklaring van A tot Z zal gaan doornemen, is het wel belangrijk dat hij ingaat op alle gegevens die jij verzamelt. Wanneer een klant er dan wél induikt, moet het wel 100% kloppen. Anders ga je de mist in en loop je kans op een juridisch proces waar ook een duur prijskaartje aan verbonden is. Geen ondernemer die daar op zit te wachten. Met een waterdichte privacyverklaring sta je sterk in je schoenen wanneer er een klacht van een klant binnenkomt.
Het inhuren van een juridische expert kost inderdaad geld, maar het bedrag is veel minder hoog dan wanneer je in een ingewikkeld juridisch proces belandt. Dit maakt het de investering meer dan waard.