Een factuur die maar open blijft staan. Een stapel onbetaalde rekeningen. Onenigheid met je klanten. Geen ondernemer die erop zit te wachten. De oplossing? Je algemene voorwaarden opstellen.
Wat zijn algemene voorwaarden?
De algemene voorwaarden zijn regels waar jij en je klant aan gebonden zijn. Je maakt in dit juridische document duidelijk wat de rechten en plichten zijn van jou als ondernemer, maar ook van jouw klant. Dit kan je een hoop onduidelijkheid schelen. Miscommunicatie bij de betaling kan je een hoop geld kosten en je zelfs naar de rechtbank sturen. Geen ondernemer die daar blij van wordt, toch?
Algemene voorwaarden zijn handig, maar niet verplicht
Alhoewel het hebben van algemene voorwaarden (AV) absoluut geen overbodige luxe is, is het niet verplicht. Wel zijn er een aantal brancheorganisaties die het hebben van een AV hebben verplicht:
- Bouw
- Elektronische apparatuur
- Energie & water
- Huis & tuin
- Internet, kabel, televisie, telefonie, post
- Bruidsmode en maatwerk
- Makelaardij
- Onderwijs & opleiding
- Vakantie en vrije tijd
- Vervoer BOVAG
- Zorg & Welzijn ambulancezorg
- Overig (bankzaken, dating services, directe verkoop, gezelschapsdieren, luxe huishoudelijk, notariaat, sieraden & uurwerken, thuiswinkel, uiterlijke verzorging, webshop)
Benieuwd of jouw bedrijf onder deze branches valt? Meer informatie vind je via de Sociaal Economische Raad.
Wankelende wanbetalers
Laat wanbetalers wankelen met sterke algemene voorwaarden. In deze voorwaarden staan zaken geregeld zoals:
- de aansprakelijkheid voor indirecte of directe schade
- het betalingstermijn waar de klant zich aan moet houden
- het eigendomsvoorbehoud. Dit betekent dat je diensten of producten jouw eigendom blijven totdat de klant betaald heeft
- de wettelijke garantie én extra garantie. De wettelijke garantie is standaard, maar je kunt altijd extra garantie aangeven
- de leveringsvoorwaarden. Hieronder valt informatie over de levertijd van een product of dienst, hoe annulering bij jouw bedrijf werkt en hoe de bezorgkosten zijn geregeld
In de kluis van de KVK
Ben jij helemaal tevreden over je algemene voorwaarden? Deponeer ze dan bij de Kamer van Koophandel. Dit betekent dat je jouw AV bewaart bij de KVK. Elke klant of opdrachtgever kan jouw voorwaarden hier opvragen en inzien. Niet verplicht, maar wel goed voor je professionele uitstraling en bewijskracht. Goed om te weten: jij kan als ondernemer ook de algemene voorwaarden inzien. Je kunt ze eenvoudig telefonisch opvragen. Handig, hé?
Zelf een AV opstellen: 5 handige tips
Een algemene voorwaarden opstellen gaat nóg makkelijker met deze vijf tips. Schrijf je mee?
Tip #1: duidelijke tone of voice
Jouw klanten zijn over het algemeen geen juristen. Dit betekent dat je de voorwaarden in een begrijpelijke schrijfstijl geschreven moeten worden. Dit is niet alleen fijn voor je klanten, maar ook voor jou. Je hoeft je niet te verdiepen in ingewikkelde jargon en kunt gewoon schrijven zoals je dat normaal zou doen.
Tip #2: gebruik een voorbeeld algemene voorbeelden
Je kunt op het web heel wat handige voorbeelden vinden van dit juridische document. Deze kun je als een voorbeeld naast die van jou leggen. Let wel: neem ‘m niet volledig over! Jouw diensten of producten zijn immers anders en vragen dus ook andere gegevens.
Tip #3: gebruik de checklist van ACM
Autoriteit Consument & Markt heeft speciaal voor webshops en andere winkels een checklist gemaakt die je bij het algemene voorwaarden opstellen erbij kunt halen. Je kunt alle stappen doorlopen en er zo achter komen of je AV aan alle eisen voldoet.
Tip #4: maak onderscheid in particuliere en zakelijke klanten
Goed om te weten: consumenten (particuliere klanten) worden beter beschermd dan bedrijven. Consumenten hebben dus meer rechten dan een B2B bedrijf, iets waar je in je AV zeker rekening mee moet houden. Heb je beiden in je klantenbestand? Stel dan voor allebei een afzonderlijke algemene voorwaarde op.
Tip #5: algemene voorwaarden laten opstellen door een jurist
Wil je 100% zeker weten dat je algemene voorwaarden aan de eisen voldoen? Laat ze opstellen door een juridisch kantoor. Dit is een investering die u zeker terugverdient wanneer u te maken krijgt met een zakelijk geschil waar de algemene voorwaarden een oplossing voor biedt.
Heb je nog steeds last van niet-betalende klanten? Onderneem dan deze 5 stappen.