Wanneer een klant niet betaald, hoef je niet meteen met je handen in het haar te zitten. Als (startende) ondernemer kun je namelijk deze 5 stappen zetten om een einde te maken aan niet-betalende klanten.
Niet-betalende klanten: iedere ondernemer gaat er een keer mee te maken krijgen. Voordat het zover is, kun je gelukkig stappen nemen om vervelend wanbedrag te voorkomen. Maar ook wanneer je al te maken hebt met een klant die je factuur maar niet betaald, zijn er genoeg tips om je geld alsnog op je bankrekening te krijgen. Zit je klaar voor het stappenplan?
Stap #1: check de betalingstermijn
Ben je bang dat je niet-betalende klanten hebt? Check dan altijd eerst de betalingstermijn op de door jou gestuurde factuur. Het kan namelijk ook zijn dat daar een fout is gemaakt. Is de betalingstermijn inderdaad overschreden? Ga dan over op stap 2.
Stap #2: neem contact op met de niet-betalende klanten
We zijn allemaal mensen, dus het kan ook zijn dat jouw klant het gewoon vergeten om jouw factuur te betalen. Neem dus altijd eerst persoonlijk contact op voordat je verdere stappen onderneemt. Je kunt via de telefoon of per mail vragen waarom de betaling nog niet is voldaan. Vindt het gesprek mondelings plaats? Vergeet dan geen aantekeningen te maken! Die zul je misschien later nog nodig hebben.
Stap #3: stuur een herinnering aan niet-betalende klanten
Dit is eigenlijk de eerste formele stap wanneer een factuur niet binnen het afgesproken betalingstermijn is betaald. Je stuurt deze een aantal dagen na de eerste deadline per mail en vermeld er ook bij dat je de wettelijke afgesproken rente in rekening gaat brengen zodra hij of zij het factuur niet gaat betalen.
Stap #4: stuur een aanmaning aan niet-betalende klanten
Is er nog steeds niet betaald? Dan ga je over op het opstellen van een aanmaning. Wanneer jouw klant geen consument, maar een bedrijf is, mag je deze stap overslaan en direct een incasso sturen. Dit doet u volgens de incassoprocedure die van A tot Z staat beschreven in je algemene voorwaarden. In die aanmaning staat het volgende zwart op wit:
- de dienst (of producten) die je hebt geleverd
- de factuur
- de eventuele (telefoon)gesprekken
- de mail met daarin de officiële herinnering
- een nieuwe betalingstermijn van 14 dagen
- de vermelding dat je na deze betalingstermijn een incassobureau inschakelen de volgende stap is en dat je juridische stappen gaat nemen.
Stap #5: juridische stappen nemen
Heb je nog steeds last van niet-betalende klanten? Schakel dan een incassobureau of een deurwaarder in om het openstaande bedrag toch te laten betalen. De kosten voor deze drie diensten zijn voor de klant en is daar van op de hoogte (zie stap vier).
Een goede basis met algemene voorwaarden en factoring
Gelukkig komt het niet vaak voor dat je dit proces tot en met de laatste stap moet doorstaan. In de meeste gevallen is de eerste herinnering al genoeg. Toch is het fijn om te weten wat je moet doen wanneer je te maken hebt met een klant die bijvoorbeeld failliet is of weigert te betalen. Om te voorkomen dat je sterk in je schoenen staat bij niet-betalende klanten is het opstellen van goede algemene voorwaarden. Hier kun je een jurist voor inhuren. Zodra het zover komt, weet je in ieder geval dat jij uiteindelijk je geld krijgt en niet hoeft op te draaien voor de kosten van een incassobureau.
Daarnaast kun je ook kiezen voor factoring. Hierin besteed je je debiteurenportefeuille uit aan een factoringmaatschappij zodat je altijd binnen het betalingstermijn jouw verdiende geld op de rekening krijgt gestort. Hiermee ben je altijd verzekerd van een steady cash flow.