Organisaties kiezen steeds vaker voor het digitaliseren van interne processen. Het levert hen een tijdsbesparing op, verkleint het risico op fouten en maakt dat de uitwisseling van data tussen systemen vergemakkelijkt wordt. Specifiek kijkend naar de interne HR-processen kan onder meer de toepassing van loonadministratie software interessant zijn. Deze software stelt organisaties in staat de salarissen tijdig en op efficiënte wijze uit te keren aan het personeel. Daarbij wordt met een druk op de knop een handig overzicht gecreëerd met de geboekte mutaties, de omrekening van een bruto naar een netto salaris, de loonstroken van individuele medewerkers, enzovoorts. Het bespaart het HR-personeel veel tijd.
Automatische controles bij het doorlopen van processen
De digitalisering van processen kan soms best spannend zijn. Taken die voorheen met de hand werden uitgevoerd verlopen voortaan automatisch; men geeft de controle gedeeltelijk uit handen. Toch zal het aantal fouten dat gemaakt wordt afnemen met het digitaliseren van processen. In de loonadministratie software die online aangeboden wordt zitten meerdere controles ingebouwd. Daarbij is het mogelijk de software te koppelen met de loonschalen die zijn vastgelegd in de cao’s van verschillende sectoren. De hoeveelheid handwerk neemt zo fors af. Worden medewerkers aan het eind van ieder jaar in een hogere trede geplaatst? Dit doet de software automatisch voor je.
Andere HR-processen automatiseren met software
Niet alleen op het gebied van loonadministratie kan er gedigitaliseerd worden door organisaties; datzelfde geldt ook voor de personeelsadministratie. Geef iedere medewerker een eigen digitaal personeelsdossier, waarin deze zijn of haar gegevens in kan zien. Met een online tool geef je medewerkers onder meer de mogelijkheid om hun ziekteverlof aan te vragen. Het versturen van losse e-mails of het plegen van belletjes is hierdoor niet langer noodzakelijk. Is de medewerker weer beter? In dat geval meldt deze dat zelfstandig via de tool. Het bespaart medewerkers op de HR-afdeling en bijvoorbeeld managers van de verschillende teams veel tijd. De losse mailtjes hoeven niet langer handmatig te worden verwerkt. Mailen maakt de kans op fouten daarbij onnodig groot; wie vergeet er niet af en toe een e-mail te beantwoorden of te verwerken?
Implementatie van complete workflows in online tools
De software die gebruikt wordt voor de personeelsadministratie van organisaties maakt het mogelijk om complete workflows te integreren. Op deze manier kunnen processen geautomatiseerd en gestandaardiseerd worden. Denk aan een simpel aanvraagproces voor het aanvragen van vakantieverlof, tot het indienen van declaraties die eerst langs een manager moeten voor goedkeuring.