Ga je binnenkort een beoordelings- of een functioneringsgesprek voeren? Dan komen de volgende tips goed van pas. We leggen je het verschil tussen de beide gesprekken uit zodat je goed voorbereid voor de dag kan komen.
Beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek?
Ondanks dat de twee gesprekken dezelfde intentie hebben, namelijk het bespreken van de sterke en minder sterke punten van de werknemer, zitten ze toch structureel in elkaar.
Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek vanuit de werkgever/leidinggevende. Hierin wordt het werken van de werknemer in kwestie beoordeeld en er zitten vaak consequenties aan vast. Denk bij een positief gesprek aan een loonsverhoging en bij een slechte prestatie een officiële waarschuwing of misschien wel een ontslag.
Een functioneringsgesprek daarentegen is een open gesprek tussen de werknemer en werkgever. Beide partijen brengen onderwerpen aan voor het gesprek. Het doel is vaak om het functioneren van de werknemer in kwestie te verbeteren en het is voor de werkgever daarnaast een handige manier om erachter te komen wat zich afspeelt op de vloer. De kwesties die worden besproken gaan dan ook vaak over de werksfeer.
Zo, nu je het verschil tussen de twee gesprekken weet, gaan we je bombarderen met tips hoe je deze het beste kunt voorbereiden en voeren.
Functioneringsgesprek voeren én voorbereiden: onze tips
Een functioneringsgesprek voorbereiden ziet er ongeveer zo uit:
- Verzamel bruikbare informatie over de werknemer (in een ideale wereld doe je dit al het hele jaar door)
- Stel gesprekspunten op waar je het met de werknemer over wil hebben (heb je extra hulp nodig? Vraag dan op de werkvloer naar informatie over de werknemer)
- Stuur een week voor het gesprek deze punten naar de werknemer en geef de werknemer ook de ruimte om zijn/haar punten op te sturen naar jou. Zo kunnen jullie beiden het gesprek goed voorbereiden
Functioneringsgesprek voeren? Zo doe je dat
- Zorg voor een goede voorbereiding. Stuur de uitnodiging ruim op tijd zodat jij en de werknemer je goed kunnen voorbereiden
- Creëer een veilige sfeer. Je wilt je werknemer op je gemak stellen zodat hij/zij het gevoel krijgt dat zij zich vrij kunnen uitspreken. Je kunt dit nog extra stimuleren door het gewoon te benoemen zodra je met elkaar rond de tafel gaat zitten.
- Voel je niet aangevallen. Voor zowel het ontvangen als het geven van feedback geldt: voel je niet aangevallen. Probeer de werknemer niet aan te vallen en je feedback goed te beargumenteren. Maar probeer jezelf ook niet te verdedigen wanneer jij van de werknemer feedback ontvangt. Zie het als een leermoment en neem deze punten mee in je persoonlijke ontwikkeling als leidinggevende.
Handige beoordelingsgesprek tips
Bij een beoordelingsgesprek heb je als werknemer de touwtjes in handen. Om het voor jezelf makkelijker te maken, beoordeel je de werknemer in kwestie het hele jaar door. Zo komt het voor de werknemer niet als een verrassing wanneer je kritische vragen stelt. Dit zijn onze tips voor een beoordelingsgesprek:
- Plan voldoende tijd in. Ondanks dat je het misschien druk hebt, is het voor een beoordelingsgesprek toch belangrijk dat je er voldoende tijd voor uittrekt. Je wilt de werknemer op een eerlijke en vriendelijke manier beoordelen en het niet afraffelen omdat je er eigenlijk geen tijd voor hebt.
- Hanteer een beoordelingsformulier. Zeker wanneer je een negatief beeld krijgt van een werknemer, is het verstandig om een beoordelingsformulier naast zijn/haar werkzaamheden te leggen. Zo krijg je een concreet beeld van de prestaties en is je beoordeling ook echt ergens op gebaseerd. Dit is voor de werknemer die het slechte nieuws te horen krijgt ook fijn om in te kunnen zien.
- Probeer realistische eisen te hanteren. We zijn al snel geneigd om een werknemer te vergelijken met onze eigen prestaties. Maar dit is voor de werknemer natuurlijk oneerlijk. Hij/zij heeft niet jouw functie en hoeft dus ook niet op die manier te presteren. Wees je voor het beoordelingsgesprek dus wel bewust of je realistische eisen hanteert
- Richt je alleen op de feiten. Op de werkvloer wordt er soms wat af geroddeld, maar zorg ervoor dat je argumenten tijdens een beoordelingsgesprek alleen zijn gebaseerd op feiten. Probeer ook iemand alleen te beoordelen voor zijn/haar prestaties en niet om zijn/haar persoonlijkheid. Dat jullie geen persoonlijke match of beste vrienden zijn, betekent niet dat iemand niet geschikt is voor zijn/haar functie in jouw bedrijf.
- Sluit af met duidelijke afspraken in een beoordelingsverslag. Maak aan het einde van het gesprek afspraken over de toekomst. Hoe gaan jullie verder na deze positieve of negatieve beoordeling? Leg alles vast in een beoordelingsverslag en verstuur deze ook naar de werknemer. Zo houden jullie beiden zicht op de gemaakte afspraken en kunnen jullie elkaar verantwoordelijk houden wanneer één van de partijen zich er niet aan houdt.
Meer lezen over het doorvoeren van veranderingen op de werkvloer? Ontdek hier hoe je gedragsverandering kunt toepassen bij jouw bedrijf.