Als werkgever maak je vaak extra kosten voor je medewerkers. Denk aan kerstpakketten, personeelsuitjes of een telefoon van de zaak. Maar hoe werkt dit fiscaal? Daar komt de werkkostenregeling bij kijken. In dit blog leggen we je op een eenvoudige manier uit wat de werkkostenregeling precies is, hoe het werkt en wat er allemaal onder valt.
Wat is een werkkostenregeling?
De werkkostenregeling, ook wel WKR genoemd, is een regeling vanuit de Belastingdienst. Het bepaalt hoeveel je als werkgever belastingvrij mag vergoeden aan je medewerkers. Hierbij kun je denken aan extraatjes zoals een sportabonnement of een verjaardagscadeau.
Je mag als werkgever jaarlijks een vast percentage van het totale loon gebruiken voor dit soort vergoedingen. Dit heet de vrije ruimte. Ga je daar overheen? Dan betaal je extra belasting, ook wel eindheffing genoemd.
Hoe werkt de werkkostenregeling?
De WKR werkt met een ‘vrije ruimte’. Voor 2025 is deze vrije ruimte 1,92% van de fiscale loonsom tot een bepaald bedrag. Over het deel daarboven geldt een lager percentage. Binnen die vrije ruimte mag je bepaalde kosten aan je medewerkers geven zonder dat zij daar belasting over hoeven te betalen.
Wat valt onder werkkostenregeling? Denk aan:
- Een kerstpakket
- Een bedrijfsfeest
- Een fiets van de zaak
- Koffie en fruit op kantoor
- Reiskostenvergoedingen
Als deze kosten binnen de vrije ruimte blijven, is er niets aan de hand. Maar als je eroverheen gaat, betaal je als werkgever 80% belasting over het extra bedrag.
Welke kosten vallen onder de werkkostenregeling?
Niet alles valt automatisch onder de WKR. De kosten worden verdeeld in drie categorieën:
- Gerichte vrijstellingen
Sommige vergoedingen zijn altijd vrijgesteld, zoals reiskosten tot €0,23 per kilometer of cursussen die nodig zijn voor het werk. - Nihilwaarderingen
Dit zijn voorzieningen op de werkplek zoals koffie, een laptop of een bureaustoel. Deze kosten tellen niet mee in de vrije ruimte. - Vergoedingen uit de vrije ruimte
Cadeaus, uitjes of bonussen vallen vaak onder deze categorie. Die tellen dus wel mee voor het percentage.
Het is dus belangrijk om goed bij te houden wat valt onder de werkkostenregeling en wat niet. Zo voorkom je verrassingen bij de belastingaangifte.
Werkkostenregeling: wat is dat voor jouw bedrijf?
Voor kleine bedrijven is de WKR vaak overzichtelijk. Maar zodra je meer personeel hebt of grotere bedragen uitgeeft, wordt het slim om een administratie bij te houden. Denk aan een spreadsheet of boekhoudsysteem waarin je bijhoudt welke kosten waarvoor zijn gemaakt.
Ook is het handig om je personeel op de hoogte te houden. Zo voorkom je dat zij verwachten dat bepaalde kosten worden vergoed, terwijl die eigenlijk buiten de regeling vallen.
Samenvatting
Je weet nu wat een werkkostenregeling is en hoe de werkkostenregeling werkt. Door slim gebruik te maken van de vrije ruimte kun je je medewerkers op een leuke manier extra belonen, zonder dat daar meteen belasting bij komt kijken. Het draait allemaal om goede planning en heldere afspraken.
Wil je meer informatie weten op het gebied van HR? klik dan verder.