Je dossierkast puilt uit en je bent op zoek naar een handige manier om documenten op te slaan. De oplossing? Documenten digitaliseren. Documenten ordenen was nog nooit zo makkelijk.
Het digitaliseren van documenten klinkt als een hele klus. Je ziet jezelf al uren bij het scan apparaat staan om vervolgens alles scheef online te hebben staan. Kleuren pakt het apparaat niet goed mee en je kunt de tekst bijna niet lezen.
Waarom je een digitaal archief wil opbouwen:
- Je bespaart ruimte in je kantoor
- Alle belangrijke documenten zijn beschermd tegen eventuele brand- en of waterschade
- Je kunt door dit digitale archief efficiënter werken met het team
- Het past bij het ‘nieuwe werken’ waar alle informatie digitaal beschikbaar moet zijn
- Je hoeft voor een belangrijk document niet naar kantoor
Een online archief opbouwen is nog zo’n slecht idee dus niet. Het is wat ons betreft dé manier om documenten ordenen behapbaar en toegankelijk te maken voor iedereen binnen het bedrijf. Nooit meer urenlang op zoek naar dat ene formulier, maar altijd binnen één muisklik bereikbaar.
Ook voor tekeningen
Misschien zit je er aan te denken om in dit digitale archief ook bouwtekeningen mee te nemen. Dit komt bijvoorbeeld van pas wanneer je een nieuw gebouw wil bouwen op een leeg kavel en de bouwtekeningen moet aanleveren bij de gemeente. Of wanneer je als architect je ontwerpen ook op de harde schijf wil bewaren in plaats van fysiek op je kantoor. Tekeningen digitaliseren is dan ook een mogelijkheid.
Documenten ordenen door een externe partij
Maar wat als we vertellen dat het lang niet zo ingewikkeld hoeft te zijn? Je kunt namelijk kiezen voor een gespecialiseerde partij die voor jou het digitalisatie proces uit handen neemt. Zij weten precies hoe ze jouw documenten of tekeningen online kunnen ordenen zodat je er eenvoudig in kunt filteren en alles van hoge kwaliteit online hebt staan.
Meer lezen over online en IT? Dat kan hier!