Productiviteit verhogen door slimmer te werken, hoe doe je dat? Meer werk af op een dag, meer pauze, minder uren werken en een tevreden baas. Dat klinkt natuurlijk als de ideale wereld. Wil jij dat ook? Lees dan snel verder.
Wat is productiviteit?
Misschien heb jij de definitie van productiviteit opgezocht, maar ben je er niet wijzer van geworden. Niet gek, want het heeft meerdere betekenissen. Zo wordt het onder andere gebruikt als economische term, maar hier gaan we het hebben over persoonlijk productief zijn en productief werken. Heeft je baas je op je vingers getikt, omdat je zogenaamd niet productief bent? Balen. Maar, wat is nu echt productiviteit en hoe kun je dit verbeteren? Productiviteit staat voor hoeveel je voor elkaar krijgt in een bepaalde tijd. Je werkt acht uur op een dag, maar dit betekent niet dat je al deze uren productief bent. Niemand kan acht uur op een dag in volledige focus zitten, zelfs Einstein kon dat niet.
Onderzoek productiviteit werknemers
Productiviteit verhogen is niet makkelijk. Het vergt focus en doorzettingsvermogen, maar ook: meer rust. Gek hè? Meer rust om de productiviteit te verbeteren. Toch is het zo. Iedere leidinggevende heeft productiviteit verhogen van werknemers op zijn of haar prioriteitenlijstje staan. Logisch, want tijd is geld en meer geld is meer succes (zeggen ze).
Protime heeft onderzoek gedaan naar hoe productiviteit bij medewerkers verhoogt kan worden. Er is hier met van alles rekening gehouden: met communicatie, samenwerking, de bespreekbaarheid van productiviteit en of de planning realistisch is. Hieruit bleek dat veel werknemers tijd associëren met stress, druk, haast en deadlines. Herkenbaar? Je bent dus niet de enige. Veertig procent van de ondervraagden van het onderzoek vinden dat managers onrealistische doelen stellen, maar durven dit vaak niet te bespreken. Het bespreken van (onrealistische) doelen en de visie op tijd is volgens Protime key om de productiviteit van medewerkers te verhogen.
Productiviteit verhogen op de werkvloer
Wist je dat werknemers tijdens een werkdag van acht uur gemiddeld maar twee uur en 53 minuten écht productief zijn? Zo weinig? Ja, echt. Het is dus helemaal niet gek dat je niet alle werkuren op een dag productief bent. Minder leuk voor je baas, maar wel de harde waarheid. Ben jij die baas en denk je nu “werken mijn werknemers echt zo weinig?” Geen paniek! Er zijn verschillende methodes die de productiviteit verhogen, slimmer werken heet dat:
- De Pomodoro methode: taak uitkiezen, 25 minuten onafgebroken werken, vijf minuten pauze. Dit vier keer herhalen, een langere pauze van vijftien tot dertig minuten en vervolgens weer opnieuw met deze werkwijze beginnen
- Eat the Frog methode: met de minst leuke taak beginnen (die je het liefst vooruit schuift), ’s ochtends heb je hier nog energie voor, op het eind van de middag skip je deze taak waarschijnlijk en stel je ‘m uit
- Getting Things Done methode: opschrijven. Alles wat je die dag gaat doen, schrijf je op. Haal het uit je hoofd, dit bevordert de productiviteit. Vervolgens prioriteiten stellen: een to-do lijst met écht belangrijke dingen, een ‘het kan weg’ lijstje voor minder belangrijke dingen en een ‘dit komt later wel’ lijstje
- Time batching methode: bepaal aan het begin van de week alle taken (ook kleine taken) en verdeel ze in categorieën. Plan vervolgens je agenda in aan de hand van deze categorieën. Hiervoor is het wel handig dat je eerst een week alle tijd bijhoudt die je per taak kwijt bent
Thuiswerken en productiviteit verhogen
De laatste tijd werken we steeds vaker vanuit huis. Lekker, om zo vanuit je bed naar je laptop te rollen, in je pyjamabroek te vergaderen en tussendoor een wasje te draaien, maar niet altijd goed voor productiviteit. Je kunt trouwens prima in je pyjamabroek werken, dat is het probleem niet. Het probleem zit ‘m in dat je thuis vaak ‘even snel’ wat huishoudelijke klusjes doet. Even snel een was draaien, stoffen en tegelijkertijd werken? Dat is multitasken, en dat kunnen we niet. Productiviteit verhogen op werk is al lastig, laat staan vanuit huis waar die heerlijke loungebank ook nog op de loer ligt.
We zijn productiever als we thuiswerken
Nu klinkt thuiswerken heel negatief, maar het tegenovergestelde is waar. Want: thuis werken we productiever dan op kantoor, blijkt uit een groot onderzoek dat onder andere bij Rijksoverheid is gedaan. Waar de ondervraagden hun productiviteit op het werk een 6,7 geven, vinden ze de productiviteit tijdens thuiswerken een 7,7 waard. Waarom? Omdat je thuis toch beter geconcentreerd bent. Je werkt (meestal) alleen en kunt dus niet afgeleid worden door die collega die acht keer op een dag vraagt of je nog een bakkie lust. De productiviteit verhogen door werknemers vaker thuis te laten werken is dus aan te raden. Als werknemers thuiswerken én ook nog eens gebruik maken van de bovenstaande methodes, werken ze productiever en slimmer. Dat wasje kunnen ze dan prima in de vijf minuten pauze van de Pomodoro methode aanzetten. Win-win.
Waarom je productiviteit verhogen zo moeilijk is
Er is online veel te vinden over productiviteit verhogen, maar waarom is het zo moeilijk? We hebben vaak moeite met het stellen van prioriteiten. Je werkdag begint, je raakt je toetsenbord aan en rammen maar totdat de klok vijf uur slaat. We willen laten zien dat we veel voor elkaar krijgen op een werkdag. We willen laten zien waarom we de moeite waard zijn. Tuurlijk, je baas zal af en toe checken hoe productief je op een dag bent. Maar wat veel belangrijker is: wat lever je uiteindelijk op de lange termijn op? Hou dat in gedachten, want slimmer werken = productiviteit verhogen.